Munca în noua normalitate (III). Cum e să gestionezi o echipă care lucrează de la distanță – provocări și soluții

Munca în noua normalitate înseamnă, pentru mulți dintre noi, să muncim de acasă – iar pentru majoritatea este o adevărată provocare.   În primul episod al seriei am vorbit despre cât de importantă este calitatea muncii pe care o prestăm și câtă valoare mai are locul de unde ne desfășurăm activitatea în contextul actual, iar apoi … The post Munca în noua normalitate (III). Cum e să gestionezi o echipă care lucrează de la distanță – provocări și soluții appeared first on spotmedia.ro.

Munca în noua normalitate (III). Cum e să gestionezi o echipă care lucrează de la distanță – provocări și soluții
Munca în noua normalitate înseamnă, pentru mulți dintre noi, să muncim de acasă – iar pentru majoritatea este o adevărată provocare.   În primul episod al seriei am vorbit despre cât de importantă este calitatea muncii pe care o prestăm și câtă valoare mai are locul de unde ne desfășurăm activitatea în contextul actual, iar apoi am abordat aspectele psihologice ale lucrului de la distanță. Acum ne-am propus să aflăm care sunt secretele și provocările gestionării unei echipe remote de la trei români care fac asta de câțiva ani încoace. Codruț Baciu – Nerds & Words, agenție de creație și content writing Codruț Baciu Spune-mi de cât timp lucrezi cu echipa ta de la distanță și de ce ai luat această decizie. Suntem 4 oameni în agenție, plus alți vreo 6 colaboratori. Scriem și rescriem, așa cum ne spune și motto-ul de companie. Lucrăm remote încă de când am deschis agenția, în urmă cu 2 ani și ceva. Mai întâi, de nevoie, că n-aveam bani de un sediu așa cum mi-ar fi plăcut mie. Iar apoi, am văzut că funcționăm bine așa, deci am păstrat sistemul. Am dubii că e cel mai bun, așa că în fiecare lună, după ce plătim salariile și bem un șpriț, ne gândim unde să ne închiriem o casă prin Floreasca. Concret, cum faci tu sa funcționeze o echipă remote? Care crezi că e ”lipiciul” care ține echipa unită? Lipiciul, dacă trebuie să-i spunem într-un fel, este însuși specificul business-ului nostru, care nu dictează c-ar fi musai să stăm toți într-un birou ca să livrăm calitate clienților. Și mai e echipa, care agreează genul ăsta de muncă, de-acasă. Încă.  Care sunt provocările gestionării unei echipe remote? Și cum le faci tu față? Cum găsești soluții?  Comunicarea este singura provocare demnă de menționat aici. Oricât de fain și simplă ar fi munca remote, uneori e nevoie să te mai vezi la față cu colegii. Ceea ce-mi aduce aminte că trebuie să fac rezervare la burgeri.  Ce tip de mentalitate trebuie să aibă un angajator astfel încât să poată gestiona o echipa remote? De asemenea, după ce criterii îți alegi angajații (mă refer în special la soft skills)? La prima întrebare habar n-am răspunsul. În ceea ce mă privește, cred că trebuie să ai încredere în oamenii pe care îi aduci în echipă. Fără asta, nu merge treaba. Am căutat mereu oameni integri mai degrabă decât experimentați. E greu să evaluezi asta în interviuri, dar până acum, cred că am avut noroc (că doar n-oi fi eu vreun recruiter nemaipomenit). Să găsești scriitori buni care să fie și simpatici, și demni de încredere nu e treabă ușoară.  Olivia Vereha – Code for Romania, ONG dedicat găsirii de soluții IT la problemele comunităților Olivia Vereha Spune-mi de cât timp lucrezi cu echipa ta de la distanță și de ce ai luat această decizie. În cadrul Code for Romania există două tipuri de echipe – o echipă de staff și multiple echipe în comunitatea de peste 1.400 de voluntari. În mod normal, pe ”timp de pace și fără pandemii”, staff-ul lucrează atât remote, cât și de la sediu – o parte a echipei de bază (10 persoane) este full-time în București, iar restul până la 23 sunt în mai multe orașe din țară sau diaspora. Comunitatea se întinde pe foarte multe fusuri orare și cu membrii ei ne vedem lunar, în cadrul unor HackDays care se petrec offline în București, Cluj-Napoca, Iași și Timișoara, dar la care pot participa și online oricât de mulți doresc.  De pe 11 martie toți membrii, staff sau voluntari, lucrează remote. Facem asta deja de peste patru ani și lună de lună încercăm să optimizăm toate procesele noastre interne pentru a lucra cât mai bine și mai eficient. Activitatea noastră ne permite să lucrăm remote, avem la dispoziție toate instrumentele necesare pentru a o face – producția software este poate cel mai simplu de mutat exclusiv în online, provocările intervenind mai ales în etapele incipiente ale construcției acestora – când e nevoie de research și sesiuni de incubare și ideație.  Concret, cum faci tu sa funcționeze o echipă remote? Care crezi că e ”lipiciul” care ține echipa unită? Lipiciul trebuie să fie preparat după chipul și asemănarea echipei. Pentru noi, acest lipici a însemnat call-uri zilnice în care am discutat despre ce avem de lucru, a însemnat și call-uri de relaxare în care intram mai mulți, vinerea sau în weekend, să povestim, să jucăm un joc online și să petrecem timp împreună fără să avem ceva de muncă, am mai avut sesiuni de lucru pe task-uri care nu necesitau neapărat lucrul în echipă, dar am pornit camera și microfonul și fiecare lucra la task-ul său, dar măcar cream impresia că am fi la birou în aceeași sală.  Alte ingrediente ale lipiciului nostru în Code for Romania au fost micile surprize pe care ni le-am făcut unii altora – prăjituri, flori, bere artizanală trimise atât în București, cât și în țară și alte mici cadouri care să ne aducă aminte că suntem împreună și că ne gândim unii la ceilalți și ne suntem sprijin în perioada aceasta. Care sunt provocările gestionării unei echipe remote? Și cum le faci tu față? Cum găsești soluții?  Provocările sunt foarte mari, iar presiunea din ultimul timp, cea a izolării în pandemie, a amplificat un set de probleme cu care se confruntă probabil oricine lucrează cu echipe împrăștiate în mai multe țări sau orașe. Prima provocare la care mă gândesc este cea a lipsei unei delimitări foarte clare a timpului petrecut la birou, pentru noi ca ONG cel puțin.  E foarte ușor când lucrezi de acasă să uiți că este ora 18.00 și, cum nu vezi pe nimeni închizând laptopul, nu ai nici un trigger care să îți spună ”hei, s-a terminat ziua de lucru”. În al doilea rând, pentru cei care erau obișnuiți înainte de perioada asta să meargă la un birou, lipsa unei perioade de schimbare de mindset (pe care de obicei o ai în acel interval petrecut în metrou sau autobuz sau mașină în drum spre locul de muncă) poate face concentrarea foarte dificilă. Adesea avem impresia că economisim timp pentru că nu mai pierdem 20-30 de minute pe drum, dar acea jumătate de oră este esențială pentru a-ți ”pregăti” creierul pentru lucru. Apoi, lipsește foarte mult interacțiunea umană și mai ales componentele de comunicare non-verbală. Dacă vine un coleg la birou și vezi că e supărat sau abătut, intri într-o discuție altfel cu el, poate anulezi chiar o ședință dacă vezi că oamenii sunt foarte obosiți într-o zi etc. Neavând acești indicatori de multe ori se nasc frustrări sau situații dificile pentru că nu putem empatiza cu ceva ce nu sesizăm.  Cât despre soluții, ele se găsesc împreună, prin încercări repetate pentru a putea ajunge la un numitor comun confortabil pentru toată echipa, fără să alterezi ritmul de lucru normal. Nu există o rețetă universală pentru redesignul unui proces de muncă din offline în remote, ține de specificul fiecărei entități, dar cu siguranță nu trebuie să uităm de creșterea volumului de comunicare dintre membrii echipei, să fim mai atenți la comportamentele din video call-uri ale echipei și să urmărim indicatorii de productivitate pentru a ne da seama dacă cineva din echipă are dificultăți de adaptare sau are nevoie de mai mult sprijin.  Ce tip de mentalitate trebuie să aibă un angajator astfel încât să poată gestiona o echipa remote? De asemenea, după ce criterii îți alegi angajații (mă refer în special la soft skills)? În lucrul remote un angajator trebuie să înțeleagă foarte bine procesele de lucru, co-dependențele dintre angajați și să știe și contextul fiecărei echipe – la nivelul întregii structuri, dar și la nivelul fiecărui angajat în parte. Munca de la domiciliu este văzută ca un beneficiu oferit angajaților și într-adevăr este un criteriu foarte important pentru mulți angajați. Cu toate acestea, într-o situație cum a fost cea de pandemie în care munca de la domiciliu a fost ceva impus tuturor, nu o alegere, angajații care preferă să lucreze dintr-un birou au motive pentru care fac asta și e important să nu uităm acest lucru.  Unii dintre ei chiar nu pot lucra de acasă sau, dacă o fac, au foarte mulți factori care îi impiedică să fie productivi. În perioada aceasta am văzut multe persoane care au jonglat cu dificultate între task-uri, videconferințe, îngrijirea copiilor și treburile zilnice. Angajatorii trebuie să fie conștienți de aceste dificultăți și să încerce să creeze niște mecanisme de sprijin pentru echipele lor. De asemenea, trebuie luat în calcul faptul că o discuție pe Zoom sau Hangouts este mult mai obositoare și complicată față de una în persoană. Este stresant, te ține mereu în alertă, pentru cei mai puțin prieteni cu tehnologia stresul de a folosi un instrument cu care nu ești familiar se adaugă și el, astfel că după patru sau cinci ore de lucru te simți ca și cum ai fi muncit un schimb de 12 ore.  Principalele atribute pe care le văd esențiale în management din acest punct de vedere și nu numai sunt empatia și capacitatea de adaptare continuă. Nu sunt rare cazurile în care unii manageri, deși excepționali în jobul lor și pe domeniul în care activează, pierd frâiele în momentul unei schimbări de acest tip, pentru că trebuie să își amplifice un set de skill-uri care în condiții normale sunt mai puțin folosite. Cât despre angajați, din punct de vedere soft skills, întotdeauna am căutat acei oameni care, deși ambițioși, ambiția lor nu ține de o recunoaștere individuală, ci ține de a-ți dori să rezolvi probleme și să produci o schimbare reală atât pentru tine, cât și pentru cei din jurul tău. Știu că sunt norocoasă, având ocazia să lucrez în domeniul care mă pasionează, pentru cauze în care cred profund și unde simt că zi de zi aduc ceva bun în societate și tind să cred că toți colegii mei, fie staff, fie voluntari, ni s-au alăturat din aceleași considerente. Alin Meteșan – EspaceIT, software development Alin Meteșan Spune-mi de cât timp lucrezi cu echipa ta de la distanță și de ce ai luat această decizie. Firma este în anul 5 de viață, suntem 6 în echipă și lucrăm în domeniul IT – dezvoltare de aplicații mobile și softuri la comandă.  Adevărul e ca noi mereu am lucrat remote, fiind o echipă mică. Am încercat timp de un an și cu birou fizic, dar nu a funcționat. Eu lucrez cu oameni puțini, dar foarte buni, developeri full stack – asta înseamnă că sunt valoroși și cu experiență, ceea ce înseamnă că au ”pretenții” mai mari și au nevoie de mai multă libertate.  Concret, cum faci tu sa funcționeze o echipă remote? Care crezi că e ”lipiciul” care ține echipa unită? Principalul meu ”secret” în ceea ce privește gestionarea echipei și relațiilor de colaborare și business este inteligența emoțională – din punctul meu de vedere, primează în fața unui IQ ridicat, deoarece poți gestiona relațiile cu orice gen de oameni. Care sunt provocările gestionării unei echipe remote? Și cum le faci tu față? Cum găsești soluții? În domeniul meu, dacă nu au motivație, programatorii au tendința să nu-și dozeze munca, așa că tind să stea degeaba 4 zile și să facă totul în ziua a 5-a, de exemplu. Prin urmare, trebuie să știi să-i ții motivați, însă în același timp că nu-i faci să se simtă constrânși sau să aibă impresia că sunt verificați; au nevoie de libertate și de o ”lejeritate” a muncii, astfel încât randamentul să fie cât mai bun.  Ce tip de mentalitate trebuie să aibă un angajator astfel încât să poată gestiona o echipa remote? De asemenea, după ce criterii îți alegi angajații (mă refer în special la soft skills)? În primul rând, cred că trebuie să conduci prin puterea exemplului; nu poți emite pretenții de la angajați sau de la colaboratori dacă tu însuți nu ești un exemplu pozitiv. Așadar, mai întâi asigură-te că tu trăiești valorile pe care susții că le ai, iar abia apoi poți să ai așteptări de la alții. Principalele criterii după care îmi aleg angajații/colaboratorii sunt calitatea umană, capacitatea de comunicare și de relaționare.  The post Munca în noua normalitate (III). Cum e să gestionezi o echipă care lucrează de la distanță – provocări și soluții appeared first on spotmedia.ro.